Как работать с кадровым агентством. Семь правил и уловок для успешного бизнеса

Большинству компаний на своем жизненном пути рано или поздно приходиться встречаться с кадровыми агентствами. Надо признать, что те действуют как заправские ловеласы: соблазняют, играют на тонких струнах души, находят слабое место и обещают решение всех проблем. И компании, послушно зардевшись, падают в расставленные сети. Некоторые из нас, обжегшись на таком вот «контакте» ведут себя как старые девы, испуганно отмахиваясь от всех предложений и бормоча «Что вы, что вы! Я не такая! Я жду трамвая!». Впрочем, есть и другие, «опытные» компании, поведение которых напоминает маневры прожженной кокетки – бриллианты – театры – розы, и ни одного лишнего поцелуя даром. Вот так или примерно так и строятся наши с ними отношения. Чем не обычные игры на поле жизни?
Что ж… так же как не возможно прожит свою личную жизнь в гордом одиночестве так и не возможно вести свою бизнес жизнь в изоляции от других членов этой игры.
Всех нас уже давно убедили (или попробовали убедить) что работать с кадровыми агентствами необходимо, эффективно, прибыльно, и удобно. Попробуем разобраться так ли это.
Итак, перед вами краткий свод правил как играть с кадровыми агентствами на их поле.

Вопрос первый - кто выбирает?

К сожалению сложившаяся на сегодняшний день в российских компаниях практика управления персоналом, не позволяет внутреннему HR менеджеру выступать экспертом в вопросах привлечения кадрового агентства.

Большинство менеджеров по персоналу, работающих с кадровыми агентствами, оказываются в двойственной ситуации: «если ты не привлекаешь агентство к свой работе, то ты недостаточно квалифицированный специалист, не умеющий использовать внешние ресурсы; если же ты привлекаешь агентство – то велик шанс, что тебя обвинят в разбазаривании денег и не умении решить проблему самостоятельно». К тому же, во многом, если не полностью, решение о сотрудничестве компании с кадровым агентством лежит в компетенции руководителя компании, он же и выделяет необходимые для этого средства. И наш HR оказывается в такой ситуации фигурой подневольной, вынужденный не только решать прямую задачу - поиск и подбор персонала, но скрытую – доказательства своей состоятельности и компетентности в компании. При этом во взаимодействии с кадровым агентством, HR может стремиться как снизать максимально затраты на оплату услуг агентства (для того что бы продемонстрировать свою деловую хватку), так и найти персонал собственными усилиями, обращаясь в агентство лишь в крайнем случае. Часто в такой ситуации HR-менеджер неосознанно воспринимает кадровое агентство как своего потенциального конкурента, за влияние и деньги, в глазах руководства компании. Естественно такой подход приводит к резкому снижению эффективности взаимодействия с агентством, поскольку агентство выбирается «подешевле», или же к услугам агентства прибегают перепробовав все другие методы поиска, часто слишком поздно, для того, что бы консультант мог реально оказать помощь в подборе специалиста. Впрочем существует и другая опасность подстерегающая свежеиспеченных менеджеров по персоналу, получивших современную подготовку, в ходе которой им внятно и наглядно объяснили, что сотрудничество с кадровым агентством является обязательной частью их работы. Такой HR с готовностью перекладывает все рутинные и рядовые обязанности по подбору персонала на плечи агентства, лоббируя расходы на оплату их услуг перед руководством, но увы – не пытается решить проблему собственными силами, сэкономив деньги компании. И лишь опытный HR, менеджер-стратег, к чьему мнению прислушиваются на уровне высшего руководства компании, консультируясь с ним при принятии стратегических решений, способен рассматривать контакт с агентством как сотрудничество при решении производственных вопросов компании. Впрочем, им не требуются мои статьи и советы. Свой собственный опыт они заработали «потом и кровью» и точно знают, в каких ситуациях им потребуются услуги рекрутеров, и как с ними себя вести. А поскольку менеджер такого уровня в российских компаниях встречается не часто, то моя статья будет адресована руководителям компаний, чаще всего, принимающим решение о сотрудничестве с кадровым агентством.

Внимание: это интересно.
В результате опросов руководителей и менеджеров по персоналу компаний, было выделено шесть основных факторов, влияющих на сотрудничество компании с кадровым агентством.
Факторы, влияющие на принятие решения.

Вопрос второй - необходимость.

Вот как на мой взгляд выглядит перечень ситуаций, когда «пасть в объятия» кадрового агентства, вам, как говориться, «сам бог велел».

Услуги кадрового агентства могут понадобиться вашей компании в тогда, когда вы проводите массовый набор линейного персонала, сопровождаемый обработкой большого объема информации и большим количеством встреч и интервью. В этом случае, вы, экономя ресурсы ваших внутренних сотрудников, передаете всю «черновую» работу рекрутерам агентства.

Другой ситуацией, когда наличие агентства в цепочке поиска и подбора персонала представляется необходимым, это организация подбора персонала в других регионах или странах. Сетевые рекрутинговые агентства, имеющие свои представительства или партнеров в интересующем вас регионе, несомненно, лучше вас знают местный рынок труда и могут провести отбор более квалифицированно. Одновременно снимаются издержки на организацию поездок ваших сотрудников «в поле».

Еще одним аргументом для привлечения к работе сотрудников рекрутингового агентства может быть подбор персонала в новых для вашей компании сферах бизнеса. В этой ситуации, ваш менеджер по персоналу или руководитель подразделения, вряд ли сможет квалифицированно оценить потенциал кандидата и его профессиональную успешность. Хотя бы потому, что нет «меры сравнения» внутри компании.

Типичной ситуацией стимулирующей компании прибегать к услугам кадрового агентства является ситуация цейтнота. Если, как выражаются менеджеры, «заказ горит», передача работ в агентство представляется единственно возможным выходом. Однако, вынуждена вас огорчить – рекрутеры не волшебники. И вынуть кандидата как фокусник вынимает кролика из шляпы им не под силу. Надежда в этой ситуации только на то, что в базе агентства окажется подходящий кандидат, рассматривающий предложения работы. Разумно ли надеется на совпадения, решайте сами.

Ситуацией требующей безусловного привлечения сторонних экспертов и консультантов, является поиск кандидата на должность руководителя (топ менеджера) компании. И дело не только в том, что ваш внутренний рекрутер не в состоянии грамотно оценить его потенциал, а скорее в том, что его мнение не является авторитетом для руководства компании. А выбирать (отбирать) кандидатуру будущего начальника, для подчиненного представляется не совсем этичным. Традиционно для решения таких задач руководство компании обращается к услугам консультантов executive search – высшего эшелона кадрового бизнеса. Подробнее о работе с такими агентствами мы рассказывали в статье «Кто управляет компанией? Executive Search» (№8 2003).

И, наконец, серьезным основанием для привлечения кадрового агентства может стать слабость вашего внутреннего отдела персонала. Ведь если в нем работает полтора человека, то нелепо ожидать, что помимо выполнения текущих задач они с должной эффективностью смогут выполнить работу, за которую в агентстве отвечает целая команда.

Теперь рассмотрим ситуации, когда от «коварных соблазнителей», обещающих «все и немного больше» стоит держаться подальше.

Не стоит привлекать агентство в том случае, если вы подбираете персонал редко, от случая к случаю. В такой ситуации вы всегда можете подготовиться заранее, и вести поиск своими силами по общим открытым каналам. Более того, когда вакансии в компании появляются на плановой основе и относительно не часто, хорошо работает метод привлечения кандидатов через знакомых – так называемый метод «сарафанного радио». К тому же стоит учитывать и возможность замещения вакансии персоналом вашей компании.

Не эффективным выглядит привлечение рекрутеров в том случае, когда бизнес вашей компании носит специфический узко-профильный характер. При всем желании и добросовестности, внешний консультант не сможет провести оценку кандидата на том уровне, какой требуется вашей компании, просто потому что не обладает необходимыми для этого знаниями. Работа по отбору кандидатов внутренним рекрутером (менеджером по персоналу) в союзе с линейным руководителем даст в этом случае неизмеримо больший эффект.

Не стоит прибегать к услугам кадрового агентства и в том случае, когда вы хотите нанять персонал, которого сегодня на рынке труда в избытке. Так например поиск системного администратора, менеджера по продажам ТНП или секретаря вряд ли стоит передавать агентству. Относительная простота вакансий и наличие на рынке большого числа кандидатов, делает такой поиск занятием скорее техническим, чем интеллектуальным. Ну и наконец существенным поводом, для того что бы отказаться от услуг кадрового агентства является наличие мощной внутренней службы персонала. В компаниях регулярно сталкивающихся с однотипными проблемами при поиске персонала достаточно быстро формируется отдел внутреннего рекрутинга. Собственно говоря, именно с него и начинали свою жизнь службы персонала многих крупных компаний.

Вопрос третий - эффективность.

Если решение принято, и вы таки будете работать с кадровым агентством, стоит запомнить семь простейших правил и уловок, которые смогут облегчить вам жизнь и защитить от чрезмерного облегчения ваш кошелек.

Правило первое. Выбирайте осознано.
Выбирая агентство, которое возможно станет вашим долгосрочным партнером постарайтесь собрат максимум информации о его деятельности. Здесь для анализа годятся и рейтинги публикуемые в деловых и специализированных изданиях, и отзывы клиентов, уже работавших с этим агентством, и мнения профессиональных сообществ рекрутеров, с которыми вы можете ознакомиться в Интернете.
Постарайтесь, по крайней мере, на первом этапе отбора не ограниваться одним источником информации, сколь авторитетным он бы не выглядел. Как говориться семь раз отмерь, один – отрежь. Важно, что бы агентство имело положительный опыт работы именно в вашем секторе бизнеса или с тем типом вакансий, которые вы хотите закрыть. Стоит так же понимать, что пословица «на грош пятаков» верна здесь как нигде. И если вы в первую очередь ориентируетесь на дешевизну услуг подрядчика, не стоит ожидать от того высокого качества выполнения работ. Каждый товар стоит тех денег которые вы за него заплатили.

Правило второе (больше похожее на уловку). Заключайте индивидуальный договор.
Ваша компания несомненно отличается особенностями присущими только вам. Да и вакансия, о которой идет речь, имеет индивидуальные особенности, связанные с поиском и оценкой кандидатов на нее. То же самое касается оплаты и прочих форс-мажоров. Так почему же вы должны работать на стандартных условиях? Внимательно прочтите текст типового договора, который принесет вам представитель агентства. Подумайте над ним, а еще лучше, если это сделает ваш юрист. И – предложите свой вариант, который будет максимально защищать ваши интересы. Особенно внимательно советую просмотреть те пункты договора, в которых описывается, как и каким образом, принимаются работы, что считается окончанием работ по контракту, и какие компенсации готово предложить агентство в случае не прохождения кандидатом испытательного срока. Поверьте, несколько лишних часов работы сберегут ваши средства и нервы.

Правило третье (то же из разряда уловок). Торгуйтесь.
То, что я сейчас напишу, может стать основанием для того что бы все кадровые агентства Москвы и провинции предали меня анафеме. По очереди и коллективно. Но я все же сделаю это. Не стесняйтесь торговаться с агентством. Поверьте мне прибыль заложенная в стоимость работ большинства агентств позволяет им практически безболезненно «опустить планку» на 10 – 15%. Не соглашайтесь на предоплату по общему контракту. Предоплата, должна восприниматься только как оплата за выполнение определенного этапа работ: исследования рынка, экспертной оценки потребности в конкретном специалисте, консультаций по реформированию структуры отдела, предоставления большого списка кандидатов (long – list) и тому подобное. Выплатив деньги вперед вы должны быть уверенны что получили осязаемый результат, который позволит вам перейти ко второму этапу работ по проекту. И ни какие разговоры о том «что у нас так принято работать» или ссылки на репутацию и имя агентства не должны на вас влиять. Принцип прост – деньги в обмен на товар.

Правило четвертое. Четко формулируйте свой запрос.
Часто, в ситуации когда выполнения заказа затягивается, или сложность контракта оказалась существенно выше расчетной, агентство склонно винить в этом компанию – заказчика. Определенная доля истины в этом утверждении есть. Ведь если на момент переговоров, как говорят рекрутеры «снятия заказа», вы не сумели или не смогли точно и полно описать функционал, подчинения, обязанности вакансии, требования, которые вы предъявляете в кандидату, как в профессиональной, так и личностной сфере, то нечего удивляться, что на выходе вы не сможете получить идеальную кандидатуру. Еще хуже дело обстоит в ситуации, когда требования к кандидату меняются (а иногда и не один раз) по ходу ведения проекта. Ведь в этой ситуации вашему консультанту придется вести весь поиск с начала. Временной график выполнения работ полетит к чертям, или же вы получите совсем не того человека, которого ожидали увидеть.

Правило пятое (практическое). Одна компания – один ответственный.
Ведя работу с агентством выделите одного, подчеркиваю – одного – человека в вашей компании, который будет ответственным за этот проект и будет иметь полномочия принимать решения. Того же требуйте и от агентства. Не важно сколько исполнителей вовлечено в работу над вашим заказом, но вести работу с вами должен один консультант имеющий полномочия влиять на процесс работы и принимать решения. Игнорировав это простое правило, вы ввергните себя в пучину организационной неразберихи, когда принятые решения будут подвергаться сомнению, а следовательно – станут необязательными к исполнению. Как следствие это приведет к временным и финансовым потерям.

Правило шестое. Будьте открытыми и гибкими.
Работая с агентством над проектом поиска сотрудников для вашей компании, вы должны проявлять максимум открытости. Продолжая аналогию с ухаживаниями, представляете себе ситуацию, когда барышня тщательно скрывает свои гастрономические пристрастия от кавалера, приглашающего ее в ресторан? Результатом будут обиды и зря потраченные деньги… хотя что греха таить вы и сами верно часто слышали от барышни в ответ на вопрос «Что тебе подарить дорогая?» сакраментальный ответ «Я всему буду рада…». И не менее сакраментальную реакцию на подаренную мясорубку или лыжи, вещи сами по себе полезные и необходимые, - «Ты должен был догадаться, что мне хочется!!!». Так вот давайте не будем ставить себя на место таких вот дам. Четко и внятно объясните, что вы хотите, покажите консультанту как работает ваша компания изнутри, и уверяю вас, это снимет множество его вопросов и трудностей. В первую очередь связанных с психологическими и личностными особенностями предполагаемого сотрудника. Вообще, не стесняйтесь отвечать на вопросы консультанта, если конечно они не касаются ваших профессиональных секретов. Поверьте он не будет спрашивать лишнего. Теперь о гибкости. Часто бывает так, что давая запрос на поиск специалиста, руководство компании не вполне достоверно представляет себе текущую ситуацию на рынке труда. Увы, ваше предложение по оплате труда может оказаться неконкурентоспособным. Или специалистов, такого уровня квалификации, как вы запросили, раз два и обчелся. Не капризничайте. Примите совет консультанта. Обсудив с ним реальные результаты первого этапа поиска, вам возможно стоит откорректировать свои требования к кандидатам. Особенно часто такие коррекции происходят по вопросу возраста, пола и образования кандидата. Поверьте, в этой ситуации консультант агентства будет исходить из вашей же выгоды. Иначе ему же придется подыскивать позже замену.

Правило седьмое и последняя уловка. В случае поставки негодного товара требуйте возврата денег.
Ну и наконец о пресловутых заменах. Как известно, человек не чайник и даже не телевизор, - проверить «на месте покупки» качество предложенного товара не представляется возможным. Тем более что товаром в данном случае являются результаты труда кандидата, которых-то пока и нет. И увы, приходиться сталкиваться с ситуациями, когда найденный с такими усилиями кандидат не проходит испытательного срока, по каким-то причинам. Что делать? Требовать возврата денег. Ведь, по сути, вы покупали у агентства услуг, которая заключалась в поиске кандидата адекватного вашему запросу. Кандидат вам не подошел – а следовательно услуга не оказана в полном объеме. Надо признать что агентства крайне неохотно идут на возвращения выплаченного гонорара, предпочитая заменить это поиском нового сотрудника. Однако кто может дать гарантию, что ошибившись в первом человеке, консультанты агентства не допустят такую же ошибку и во втором? К тому же такой поиск затягивается и становиться мало эффективным, по той простой причине, что консультанты агентства в этом случае работают бесплатно, в счет прошлого гонорара. Для устранения этой двусмысленной и тягостной ситуации, рекомендую вам отдельно оговорить этот момент в договоре и настоять на том, что бы случае не прохождения кандидатом испытательного срока, вам были возвращены деньги или хотя бы большая их часть.

Итак мы рассмотрели с вами различные перипетии кои могут приключиться с вами на нелегком пути выбора партнера в поиске персонала. Вам теперь решать будете ли вы обращаться к услугам кадровых агентств или предпочтете обойтись своими силами. Я лишь надеюсь, что мои незамысловатые советы сделают ваш совместный бизнес эффективным, а сотрудничество не лишенным приятности. 

Анна Несмеева, журнал «Коннект. Мир связи» февраль 2004