Офисные вакансии традиционно считаются наиболее распространенными на рынке труда. Действительно, чем бы ни занималась компания, трудно предположить, что она сможет обойтись в своей работе без персонала, обеспечивающего жизнедеятельность офиса.

Со стороны соискателей офисные вакансии также одни из наиболее запрашиваемых. Объяснение простое. Вакансия секретаря или офис-менеджера представляется многим молодым специалистам реальным шансом трудоустроиться. Для новичка такая работа - возможность получить навыки и опыт, сделать карьеру в одном из отделов компании или перейти в другую фирму на более престижную позицию. Студенты традиционно подрабатывают в качестве вспомогательного офисного персонала. Между тем работодатель, принимая на работу молодого специалиста, попадает в двухтактную ловушку. С одной стороны, ему необходим человек, знающий делопроизводство, хорошо владеющий офисными программными приложениями, знающий навыки делового этикета и имеющий хотя бы базовые знания иностранного языка, с другой - он не готов платить много, будучи избалованным избытком предложений от кандидатов. И как следствие, такое положение дел приводит к высокой текучести кадров по этим позициям, а квалификация офисного персонала остается низкой. Сегодняшний рынок офисных специалистов крайне неоднороден и имеет два четких сегмента: высококвалифицированные сотрудники, зарплаты которых вполне сравнимы с уровнем зарплат среднего менеджера, и "новички", не обладающие необходимыми навыками и умениями, но готовые работать за минимальную плату (до 75% вакансий на рынке офисных работников приходится на низшую и среднюю ценовые группы).

Тем не менее с ростом офисной и общей корпоративной культуры формируется общий стандарт требований к секретарю. У работодателей растет понимание того, что и на этой позиции необходим опытный профессионал. Недаром в последние годы большим спросом стали пользоваться кандидатуры 25-35 лет, с высшим образованием, имеющие семью и детей.

Однако мир офисных специалистов не ограничивается лишь секретарями. За последние годы четко обозначились на рынке труда такие позиции, как офис-менеджер, секретарь-референт, администратор, специалист по работе с архивами, специалист call-center (оператор на телефоне), личный помощник руководителя, переводчик и, наконец, вершина офисной иерархии - руководитель канцелярии/секретариата. Эта позиция, появившаяся на рынке труда не так давно, характерна для крупных разветвленных компаний, часто имеющих в своем составе отдельный секретариат или канцелярию. Идеальная кандидатура на эту должность, сочетающей в себе управленческие и хозяйственные задачи, - человек с опытом работы в таких местах, как протокольные отделы посольств и министерств, а также с опытом руководства секретариатом крупного ведомства.

Несколько слов о переводчиках. Данная позиция, пережившая расцвет в начале 90-х годов, когда по всей стране открывались совместные предприятия, сегодня как офисная специальность тихо угасает. При условии постоянной работы с иностранными партнерами сегодняшний работодатель стремится нанимать основной персонал уже со знанием иностранного языка. Большая часть переводчиков нашли себе пристанище в области переводов технических и художественных текстов (издательства), в преподавании или получили второе образование помимо знания иностранного языка.

Итак, говоря о специфике рынка труда офисных сотрудников, можно выделить три главные особенности:

• в целом завышенные требования работодателей к кандидатам на офисные позиции и одновременно их неготовность достойно оплачивать труд высоко квалифицированных претендентов;
• переизбыток на рынке неквалифицированных кандидатов на позиции секретарей/офис-менеджеров;
• высокая текучка кадров в этом сегменте рынка и как следствие - дефицит опытного персонала.

Диаграмма 2 - динамика зарплат по месяцам

Диаграмма 3 - динамика спроса /предложения

Елена Орехова, консультант, компания АНКОР

Административные позиции, к которым относятся офис-менеджеры, административные директоры, менеджеры/специалисты в области управления персоналом, секретари-референты, секретари приемной и т.д., занимают в портфеле вакансий АНКОРа традиционно большую долю - 14% всех заказов, поступивших в 1-м полугодии 2003 г.

По нашим данным, оплата труда сотрудников административных отделов за год повысилась в среднем на 18%. Наиболее существенный рост был характерен для зарплат опытных офис-менеджеров. Оплата же труда рядовых административных специалистов либо не изменилась, либо несколько скорректировалась в сторону понижения. Так, базовый оклад секретаря приемной упал на 7% - с 573 до 535 долл. Это связано прежде всего с тем, что большинство компаний существенно понизили уровень требований к данным специалистам. Например, наличие "опыта аналогичной работы" теперь не обязательно.

Требования к кандидатам на административные позиции варьируются в зависимости от компании и конкретного предложения. Однако есть стандартный набор навыков, обязательных практически для всех специалистов в этой области, например, владение компьютерными программами (Word, Excel, Power Point), знание английского языка, опыт административной работы, коммуникативные навыки. Наиболее специфические требования предъявляются к офис-менеджерам. Здесь высоко ценится опыт "конкретных действий", например организации переезда в другой офис, курирования работы водителей/курьеров и т.д. В последнее время немного подкорректировались ожидания работодателей в отношении личных ассистентов. Большинство компаний хотят видеть на данной должности зрелых опытных людей с "умеренными амбициями", т.е. ориентированными на продолжительную стабильную работу в качестве помощника руководителя.

Есть в области подбора административных сотрудников и некоторая отраслевая специфика. Речь идет об определенном стиле поведения, который приветствуется или принят в компаниях того или иного сектора. Например, административные сотрудники банков, финансовых и страховых компаний, как правило, более формализованы и консервативны. Административные же специалисты компаний сектора ТНП, наоборот, более открыты и общительны.

Сравнительный анализ заработных плат административных позиций в российских и иностранных компаниях

*Данные Обзора заработных плат, июнь 2003, АНКОР

Елена Булкина, агентство "А-Класс - Рекрутмент", сеть "Метрополис"

Согласно нашим наблюдениям, для 1-й половины 2003 г. было характерно общее ужесточение требований к офисному персоналу. Это выразилось и в четких ограничениях по возрасту кандидатов (работники офиса старше 35 лет имеют минимальные шансы найти новую работу через кадровое агентство), и в ужесточении требований к прописке в Москве (особенно в крупных и западных компаниях), и в общем повышении запроса к коммуникативным качествам сотрудников офиса. Сегодня на рынке ценятся опытные специалисты, и служащие офиса не составляют исключения. Так, зарплата сотрудников, владеющих иностранным языком, продолжала расти. Большое значение придается опыту работы в определенных сферах бизнеса, специализации. Новой чертой последнего времени стало то, что стартовые позиции с минимальной оплатой заполняются в основном иногородней молодежью.

Стандартные требования к офисному персоналу сегодня:

• высшее образование;
• навыки работы на персональном компьютере (весь пакет MS Offiсe, Internet);
• навыки работы с офисным оборудованием: принтеры, факсы, копировальная техника, мини-АТС и т.д.;
• знание бизнес-этикета;
• для иностранных компаний - владение иностранным языком.

Практически все кандидаты (за исключением профессионалов с опытом работы 7-10 лет) считают данные позиции промежуточным этапом в карьере и всегда интересуются перспективами роста в компании. Однако необходимо понимать, что перспективы вертикального роста возможны только в небольших компаниях. В крупных же фирмах предпочитают нанимать такой персонал именно в административный отдел и не рассматривают их в качестве будущих сотрудников других отделов, или же приглашают их на условиях аутсорсинга.

В целом ожидания кандидатов по доходам на 100-300 долл. выше того, что предлагают работодатели. Последние же часто грешат тем, что выдвигают требования, неадекватные зарплате и уровню позиции. Вот пример, который прекрасно иллюстрируют эту тенденцию. Вакансия - секретарь в отдел маркетинга. Обязанности: документооборот, визы, билеты, сбор документации в области маркетинга. Требования: опыт работы специалистом в отделе маркетинга компаний, продающих аналогичную продукцию, отличное знание продукта.

Для агентства это патовая ситуация, поскольку заказчик не берет квалифицированных секретарей без специальных маркетинговых знаний, а специалисты по маркетингу не идут на понижение статуса и сферы компетенций.

Наталья Опарина, руководитель системы 911, "Топ-Менеджмент Консалтинг"

Согласно нашей практике, среди офисных специалистов наиболее распространены вакансии секретаря на ресепшен, персонального ассистента и офис-менеджера.

Типичные требования к секретарю на ресепшен: опыт работы от 1 года, пол и возраст не имеют значения. Однако на практике все кандидатуры - женщины 20-25 лет, образование среднее специальное, незаконченное высшее или высшее, знание ПК на уровне пользователя. В 40% вакансий встречается требование "знание иностранного языка". Зарплатная вилка по этой позиции составляет 200-600 у.е. В 80% вакансий предлагается оклад, иногда премии; социальный пакет зависит от политики компании. В 15% позиций оплата 200-300 у.е. и минимальные требования к образованию и опыту работу. В основном это заявки от мелких и средних российских компаний. Больше половины вакансий (61%) предлагают оплату 300-500 у.е. В основном это крупные российские компании и зарубежные фирмы. Требования к кандидату становятся жестче и включают высшее образование, владение иностранным языком и хорошее знание ПК. Четверть заказов приходится на фирмы, предлагающие оплату 500-600 у.е. В основном это крупные российские и зарубежные компании, занятые в сфере услуг, производства и продаж. Требования высшего образования и разговорного иностранного языка становятся обязательными, и появляются навыки управления офисом и организаций поездок сотрудников.

Персональный ассистент - следующая по иерархии офисная должность, которая предполагает большую оплату, чем работа секретаря, но и требования к соискателю становятся значительно выше. Так, персональный ассистент должен иметь опыт работы от 1 до 3 лет; 74% позиций имеют ограничения по полу (женский); возраст от 22 до 30 лет; высшее образование; знание иностранного языка необходимо в 71% случаев. Дополнительные требования: аналитические способности, организованность, ответственность, стрессоустойчивость. Основные обязанности: организация рабочего дня руководителя, решение административных вопросов, подготовка информационных материалов, контроль исполнения поручений руководителя. Зарплатная вилка по этой позиции - от 300 до 2500 у.е. Небольшие российские торговые компании, ищущие персонального ассистента и предлагающие оплату в пределах 300-400 у.е., составляют 19% заказов. Обязанности сотрудников больше соответствуют работе секретаря и лишь частично персонального ассистента. Почти половина (46%) вакансий приходится на средние и крупные производственные, торговые компании, а также занятые в сфере услуг. Добавляются обязанности по организации рабочего времени руководителя, администрирование встреч и совещаний. Зарплатная вилка - 400-700 у.е. Больше готовы платить крупные зарубежные компании - 19% заказов. Они предлагают кандидатам оплату 700-1000 у.е. На этой позиции от кандидата требуется знание управленческого учета и работа с пресс-службой компании. Наконец, высшую ставку 1000-2500 у.е. предлагают крупные российские производственные компании - 16% заказов. На этой позиции от сотрудника ожидают высокой самостоятельности, аналитических способностей, умения ставить и решать задачи. Фактически такой ассистент работает в качестве приближенного менеджера по административным вопросам.

Офис менеджеры.Требования к кандидатам на данную позицию: опыт работы от 2 - 3 лет, высшее образование, возраст 25 - 40 лет, знание делопроизводства. При запросе от иностранных компаний, где эта вакансия распространена требуется знание иностранных языков. Суть позиции офис-менеджера по-прежнему заключается в обеспечении жизнедеятельности офиса. То есть в контроле работы секретарей, водителей и технического персонала. Обеспечение делопроизводства. Организации и контроле поставок хозяйственных и канцелярских товаров, обеспечении работы оргтехники, бытовой техники и электроники офиса. Так же в обязанности офис менеджера входит обработка корреспонденции, распределение звоноков мини АТС и работа с документами компании.